Sposoby na optymalizację procesów i przepływu informacji w firmie

Sposoby na optymalizację procesów i przepływu informacji w firmie

Czy większość organizacji wykonuje swoje procesy z maksymalną wydajnością? Prawdopodobnie nie, choć obszar ten stwarzaj ogromny potencjał do poprawienia efektywności w firmie, a nowoczesne rozwiązania technologiczne pozwalają na osiąganie coraz bardziej ambitnych celów biznesowych.

Procesy i zespoły funkcjonujące z optymalną efektywnością to ideał, który bardzo trudno osiągnąć. Trzeba podołać wielu wyzwaniom, takim jak zależność od podmiotów, na które nia ma się wpływu czy dokonanie trafnej oceny ryzyka dla danego procesu. Technologia coraz częściej rozwiązuje tego typu problemy, usprawniając komunikację w firmie, wykonując pewne zadania automatycznie oraz analizując dane, które mogą zostać wykorzystane do efektywnego prognozowania.

Co daje optymalizacja procesów biznesowych?

Aby dany proces zbliżył się do optymalnego wzorca, należy wyeliminować z niego jak najwięcej niepotrzebnych elementów, usprawnić dotyczącą go komunikację, oraz odpowiednio rozlokować zasoby, aby przyspieszyć pracę. Chodzi o podnoszenie wydajności procesu aż do momentu, w którym dalsze działania w tym kierunku przestałyby być opłacalne. W zależności od zamierzonego celu, można w ten sposób osiągnąć różnorakie korzyści, w tym:

• Większa powtarzalność wyników, przekładająca się na przewidywalność i jakość,
• Transparentność procesu,
• Obniżone ryzyko błędu,
• Zapewniona zgodność z wymogami,
• Lepsze zarządzanie zasobami,
• Wyższe zadowolenie klientów.

Kiedy warto optymalizować procesy?

W każdej organizacji funkcjonują procesy, których działanie można poprawić z korzyścią dla całej firmy. To stwierdzenie nie pomaga jednak w odnalezieniu konkretnych celów i sposobów działania. Dlatego warto zidentyfikować obszary, których usprawnienie przyniosłoby najbardziej zauważalne pozytywne zmiany.

Słaba komunikacja

Badania pokazują, że utrudnienia w komunikacji generują globalne koszty wysokości 47 miliardów USD. Dzieje się tak, kiedy członkowie zespołu nie mogą szybko znaleźć odpowiedzi na swoje pytania, nie mają dostępu do rzetelnej dokumentacji i nie zostają odpowiednio wdrożeni w zadania, które mają wykonywać. Usprawnienie komunikacji w firmie może prowadzić do ogromnej oszczędności czasu i zasobów.

Niepotrzebne zadania lub kroki w procesie

Optymalny proces to taki, który nie zawiera zbędnych elementów, a w szczególności powtórzeń. Problemy w tym obszarze zdarzają się, kiedy organizacja kładzie zbyt duży nacisk na kompleksowość, kosztem szybkości i komfortu pracy.

Powielanie pracy

Zdarza się, że członkowie zespołu nie mają jasno wyznaczonych zadań i podziału kompetencji. Mogą też wykonywać równolegle procesy, które pokrywają się ze sobą w części lub całości. Taka sytuacja prowadzi do marnowania czasu poprzez wykonywania pracy, którą ktoś inny zdążył już wykonać.

Przykładowe metody optymalizacji procesów i komunikacji w firmie

Process mining

Jednym z ciekawszych narzędzi, które doskonale nadają się do usprawniania funkcjonowania firmy, jest process mining. Polega na wykorzystaniu technologii uczenia maszynowego (ML) i sztucznej inteligencji (AI) do analizy i monitorowania procesów w organizacji za pomocą zautomatyzowanych narzędzi. Można w ten sposób m.in. odnaleźć procesy, które warto zautomatyzować, wykryć niezgodności, błędy czy wyjątki, oraz wykorzystać zdobytą w ten sposób wiedzę o procesie do usprawnienia go.

International Organization for Standardization (ISO)

Certyfikaty ISO pomagają organizacjom w osiągnięciu optymalnego funkcjonowania w różnych dziedzinach, takich jak kontrola jakości (ISO 9001), zarządzanie wpływem na środowisko naturalne (ISO 14001) czy bezpieczeństwo informacji (ISO 27001). Poza korzyściami płynącymi z wdrożenia standardów ISO, związanymi m.in. z dobrze prowadzoną dokumentacją, samo posiadanie certyfikatu może stać się wyróżnikiem na tle konkurencji.

Robotic Process Automation (RPA)

Cyfrowa automatyzacja procesów polega na uruchomieniu robotów, które samodzielnie wykonują powtarzalne zadania, takie jak odczytywanie i przenoszenie danych, wysyłanie powiadomień i generowanie raportów. Wdrożenie RPA może przynieść korzyść w prawie każdej organizacji, przyspieszając pracę zespołu, podnosząc powtarzalność wyników oraz eliminując ryzyko popełnienia błędu.

Optymalizacja procesów biznesowych krok po kroku

1. Rozpoznanie wyzwania

Pierwszym krokiem w zwiększaniu efektywności operacyjnej firmy jest odnalezienie tych procesów, które nie działają optymalnie. Kiedy już uda się to zrobić, należy zidentyfikować te elementy danego procesu, które powodują największe straty w efektywności. Ważne, aby zbierać informacje o tym, jak proces jest wykonywany w praktyce, a nie jak jest opisany.

2. Analiza procesu

Aby zoptymalizować proces, konieczne jest dokładne zrozumienie jego przebiegu oraz kontekstu, w jakim funkcjonuje. Od jakich innych procesów jest uzależniony i na które procesy bezpośrednio wpływa? Dobrą metodą zobrazowania sytuacji może być mapa procesu, z uwzględnieniem jego celów i zasobów, z których korzysta. Dodatkowo warto upewnić się, czy niektóre elementy procesu nie są zbędne.

Efektem tego kroku powinna być lista kluczowych wskaźników wydajności (KPIs). Muszą być one mierzalne, ponieważ to na ich podstawie można będzie ocenić, czy efektywność procesu z czasem rośnie.

3. Wdrożenie zmian i automatyzacja

Ten etap to czas na zastosowanie zdobytych wcześniej informacji. Jeżeli proces zawiera zbędne elementy, należy je wyeliminować. Jeśli pojawiają się w nim przestoje ze względu na niedostępność zasobów, warto poprawić zarządzanie zasobami. Najczęściej stosowanym narzędziem do optymalizacji procesów jest automatyzacja, w tym Robotic Process Automation. Ma ona zastosowanie szczególnie w przypadku powtarzalnych, cyfrowych procesów, które funkcjonują na bazie ustrukturyzowanych danych.

4. Monitorowanie zmian

Aby upewnić się, że wdrożone rozwiązania działają poprawnie i przynoszą korzyści dla firmy, należy wrócić do zidentyfikowanych wcześniej KPIs i obserwować, jak zmieniają się w czasie. Mierzenie wyników jest nieodzownym elementem usprawniania funkcjonowania organizacji.

Jak podnieść efektywność pracy w organizacji

Optymalizacja i automatyzacja procesów to ważne elementy strategii rozwoju każdej organizacji. W sytuacji, kiedy rynek pracodawców cechuje się dużą konkurencją, zasoby są ograniczone a łańcuch dostaw został zakłócony, warto spojrzeć na wewnętrzne możliwości podnoszenia efektywności funkcjonowania firmy. Jeśli rozważasz wdrożenie automatyzacji w Twojej organizacji, konsultanci AnyRobot chętnie pomogą w wyborze odpowiednich technologii i rozwiązań.