8 praktycznych przykładów automatyzacji procesów - księgowość i obsługa biura

8 praktycznych przykładów automatyzacji procesów- księgowość i obsługa biura

Żadna organizacja nie mogłaby funkcjonować bez podejmowania czynności takich jak opłacanie i wystawianie faktur, wypłata wynagrodzeń czy zaopatrywanie zespołu w odpowiedni sprzęt. Nawet w czasach, gdy wiele osób pracuje z domu, szeroko rozumiana obsługa biura pozostaje kluczowa w wielu firmach. Dlatego warto przyjrzeć się procesom back-office i zidentyfikować te, które nadają się do automatyzacji.

1. Raportowanie, zwłaszcza okresowe

Na koniec miesiąca, kwartału czy roku, poziom stresu w dziale księgowości znacznie się podnosi. Jest to charakterystyka pracy w tej branży, uzależnionej od okresów rozliczeniowych. Dodatkowo zespół ten musi regularnie przygotowywać raporty finansowe, niezbędne do funkcjonowania większości organizacji. Dzięki rozwiązaniom RPA (Robotic Process Automation), zebranie i analiza dużej ilości danych może stać się prostym i mało czasochłonnym procesem.

Przykład:

1. W ramach przygotowania kwartalnego raportu finansowego, cyfrowy robot zbiera dane z wewnętrznych źródeł (wartość miesięcznej sprzedaży, miesięczne wydatki na wynagrodzenia, dodatkowe koszty, etc.)
2. Dodatkowo wyszukuje w internecie informacje na temat zmieniających się trendów rynkowych i wyników konkurencji.
3. Zestawia te dane w przejrzysty raport, wykorzystując najnowsze technologie do wizualizacji danych.
4. Raport pozwala zespołowi i zarządowi ocenić dotychczasowe działania i podjąć strategiczne decyzje.

Korzyści:

• Automatyczne pobieranie danych z różnych źródeł,
• Znaczne przyspieszenie procesu raportowania,
• Obniżony poziom stresu i większe zadowolenie zespołu.

2. Wynagrodzenia

Wypłacanie wynagrodzeń pochłania bardzo dużo czasu każdego miesiąca. Co więcej, jest to bardzo powtarzalny proces - jedyne zmiany, jakie zachodzą w nim regularnie, dotyczą wielkości wynagrodzeń i składu zespołu. Prawdopodobnie najbardziej czasochłonnym elementem tego procesu jest wprowadzanie danych potrzebnych do wykonania przelewów - szczególnie że wymaga to wyjątkowej staranności aby uniknąć błędów. Rozwiązania RPA mogą zebrać dane z wielu systemów o wiele szybciej, niż pracownicy.

Przykład:

1. Nadchodzi termin wypłaty wynagrodzeń.
2. Cyfrowy robot pobiera istotne w organizacji dane: stawki godzinowe i przepracowane godziny, liczba dni pracy w miesiącu i dni urlopu danego pracownik, poniesione w ramach pracy koszty, oraz wiele innych informacji.
3. Robot zleca wykonanie przelewów.
4. Następnie może wykonać je automatycznie lub zaangażować pracownika, który zweryfikuje każde zlecenie i kliknie “wykonaj”.

Korzyści:

• Szybsza wypłata wynagrodzeń, przekładająca się na duże oszczędności każdego miesiąca,
• Pracownicy zaangażowani w wypłatę wynagrodzeń mogą poświęcić swój czas na ciekawsze zadania,
• Wyjątki - np. pracownik, który zgłasza się z problemem - są obsługiwane szybciej, co prowadzi do wyższego zadowolenia zespołu.

3. Fakturowanie

Jednym z większych wyzwań fakturowania, zwłaszcza przy dużej liczbie klientów, jest zwykły ludzki błąd. Drobna pomyłka (przesunięcie przecinka czy literówka) może prowadzić do znacznego wydłużenia procesu (korekty, ustalenia z klientem, ewentualna komunikacja z urzędem), co zawsze przekłada się na wyższe koszty. Dzięki RPA można nie tylko uniknąć tego typu problemów, ale też wystawiać faktury szybciej, uwalniając zasoby, które można wykorzystać w innych obszarach działalności firmy.

Przykład:

1. Cyfrowy robot aktywuje się określonego dnia kalendarzowego, o określonej godzinie.
2. Pobiera dane z przygotowanego wcześniej źródła, np. arkusza kalkulacyjnego.
3. Wystawia fakturę w dowolnym programie czy systemie.
4. Wysyła fakturę w pliku PDF na odpowiedni adres email.

Korzyści:

• Brak ryzyka popełnienia ludzkiego błędu,
• Szybsze wystawianie faktur,
• Proces odbywający się w tle, pozwalający pracownikom skupić się na dostarczaniu wartości gdzie indziej.

4. Obsługa faktur

Przy dużej liczbie wykonawców i partnerów, zarządzanie fakturami staje się bardzo czasochłonnym procesem nawet dla średnich i mniejszych organizacji. Często praca ta wykonywana jest ręcznie, co potęguje ryzyko popełnienia błędu. Nieterminowo opłacane faktury i słaby kontakt z wykonawcami może prowadzić do pogorszenia relacji, a czasem także do utraty wartościowego partnera. RPA rozwiązuje wiele z tych problemów i redukuje związane z nimi zagrożenia.

Przykład:

1. Faktura w wersji papierowej trafia do biura.
2. Zostaje zeskanowana przez pracownika i przekazana cyfrowemu robotowi.
3. Dzięki zastosowaniu technologii OCR (rozpoznawania tekstu), robot pobiera dane z faktury.
4. Przenosi dane do wewnętrznego systemu.
5. Upoważniony pracownik zatwierdza dane.
6. Robot zleca wykonanie przelewu.

Korzyści:

• Minimalizacja ryzyka popełnienia błędu,
• Szybki proces kontrolowany przez pracowników,
• Gwarancja terminowości w opłacaniu faktur dla wykonawców i partnerów.

5. Windykacja

Proces windykacji zwykle nie jest przyjemny dla żadnej ze stron. Na domiar złego jest procesem kosztownym - stanowi dodatkowy wydatek, który w idealnej sytuacji nie byłby potrzebny. Dzięki cyfrowym robotom, windykacja może przebiegać szybciej i powodować mniej stresu w zespole.

Przykład:

1. RPA regularnie sprawdza, czy wystawione przez organizację faktury zostały opłacone. Wysyła też automatyczne przypomnienia do klientów.
2. Kiedy klient spóźnia się z opłatą dłuższy czas, pomimo przypomnień, robot zgłasza tę sytuację pracownikowi.
3. Pracownik decyduje, czy wyjaśnić sprawę z klientem czy rozpocząć proces windykacji. Jeśli próbuje wyjaśnień, robot otrzymuje nowy termin zapłaty i generuje harmonogram przypomnień.
4. Kiedy klient po raz kolejny spóźnia się z opłatą, robot rozpoczyna proces windykacji, wysyłając przygotowane materiały do odpowiednich osób.
5. W trakcie pracy robot gromadzi także wszystkie istotne informacje, które mogą zostać wykorzystane, gdyby doszło do procesu sądowego.

Korzyści:

• Szybki i prawie bezobsługowy proces windykacji, pozwalający zespołowi na zajęcie się bardziej wartościową pracą,
• Obniżony poziom stresu w zespole,
• Wysoka efektywność procesu.

6. Przenoszenie informacji z dokumentów

Obsługa biura i księgowości wymaga często procesowania dużej ilości przeróżnych dokumentów. Mają różne formaty, od elektronicznych faktur i potwierdzeń, po papierowe paragony i ręcznie podpisane umowy. Zebranie i ujednolicenie tych dokumentów, oraz takie przechowywanie zawartych w nich danych, aby były łatwo dostępne, jest trudnym zadaniem. RPA może być tu niezwykle pomocne.

Przykład:

1. Pracownicy biura i działu księgowości mogą jednym kliknięciem uruchomić cyfrowego robota, który pobiera, analizuje i kataloguje pliki.
2. Dotyczy to zeskanowanych dokumentów, treści i załączników maili, oraz informacji zawartych na stronach internetowych i w aplikacjach.
3. Robot wykorzystuje technologię OCR aby zidentyfikować dany plik i skatalogować go w odpowiednim miejscu.
4. Pobiera też konkretne informacje z plików (np. kwoty, daty, etc. z faktur) i przenosi je do odpowiednich systemów.

Korzyści:

• Ogromna oszczędność czasu zespołu,
• Eliminacja błędnych i niepełnych danych,
• Możliwość efektywnego przeszukiwania katalogu plików na bazie różnych kryteriów.

7. Integracja z różnymi systemami

Wiele organizacji wciąż korzysta ze starych, trudnych w użytkowaniu programów. Dzieje się tak, ponieważ koszt zamiany aplikacji na nowszą jest w danym momencie zbyt wysoki. Jednak taki stan rzeczy prowadzi do mniej zauważalnych kosztów - straty czasu, który zespół musi poświęcić na obsługę systemu. Na szczęście RPA może ich wyręczyć, w wielu przypadkach w całości.

Przykład:

1. Firma korzysta z bardzo starego oprogramowania do obsługi zamówień.
2. Uruchomienie programu, zalogowanie się do niego oraz pobranie lub uzupełnienie w nim danych zajmuje bardzo dużo czasu.
3. Cyfrowy robot może wchodzić w interakcje z programem tak, jakby był jednym z członków zespołu.
4. Pracownik jednym kliknięciem uruchamia robota i przechodzi do następnego zadania, a robot wykonuje swoją pracę w tle.

Korzyści:

• Oszczędność czasu i większe zadowolenie zespołu,
• Obniżenie kosztów obsługi starego oprogramowania,
• Możliwość przeskalowania tego rozwiązania tak, aby objęło kolejne programy.

8. Zbieranie informacji o wydatkach

Sprawne śledzenie sytuacji finansowej firmy jest niezwykle ważne dla utrzymania płynności. Jednak ręczne przepisywanie kwot wydatków z paragonów i faktur zajmuje dużo czasu. Dlatego warto pozostawić to zadanie cyfrowym robotom, które wykonają je szybciej i dokładniej.

Przykład:

1. Uruchomiony w firmie robot regularnie aktualizuje podsumowanie wydatków.
2. Pobiera dane z faktur, zamówień i zeskanowanych paragonów.
3. Dane uzupełniane są w czasie rzeczywistym, co umożliwia dokładne sprawdzenie możliwości finansowych firmy dosłownie w każdej chwili.
4. Robot może także kategoryzować wydatki. Dzięki temu zespół będzie miał łatwy wgląd w ich strukturę.
5. Podejmowane na tej podstawie decyzje finansowe będą oparte na twardych danych, pozwalając na lepsze planowanie wydatków.

Korzyści:

• Oszczędność czasu zespołu,
• Dużo większa precyzja i przejrzystość przechowywanych danych,
• Wysoce aktualne informacje, pozwalające na podejmowanie lepszych strategicznych decyzji.

Podsumowanie

Robotic Process automation to technologia, która sprawdzi się w prawie każdym obszarze funkcjonowania nowoczesnej organizacji. W przypadku obsługi biura i księgowości, zaletą RPA jest szybkość i precyzja pracy. Pozwala na wyciąganie wniosków na podstawie maksymalnie aktualnych danych. Jednocześnie pomaga zespołowi skupić się na najważniejszych zadaniach, przejmując te, które są powtarzalne i żmudne. Jeśli widzisz potencjał automatyzacji procesów i chcesz porozmawiać o wprowadzeniu jej w Twojej organizacji, napisz do nas. Chętnie pomożemy.