6 praktycznych przykładów automatyzacji procesów - ochrona zdrowia

6 praktycznych przykładów automatyzacji procesów - ochrona zdrowia

Cyfryzacja i robotyzacja w ochronie zdrowia to rozległy i fascynujący temat. Podczas pandemii Covid-19 przekonaliśmy się o tym, że nawet interakcje między pacjentem a lekarzem mogą odbywać się zdalnie, kiedy zachodzi taka potrzeba. Ciekawe startupy i aplikacje mobilne działały w tym obszarze długo przed pandemią, organizując teleporady dla osób mieszkających z dala od większych miast i pozwalając chirurgom na zdalne konsultacje nawet podczas operacji. Także Robotic Process Automation ma wiele do zaoferowania w ochronie zdrowia, m.in. poprzez automatyczną rejestrację pacjentów, kontynuację opieki po wypisaniu z placówki czy zarządzanie wrażliwymi danymi.

1. Umawianie wizyt z wykorzystaniem danych o ubezpieczeniu, lokalizacji, etc.

Organizacje takie jak Medicover zapewniają pacjentom dostęp do wykwalifikowanych specjalistów w ramach prywatnej opieki zdrowotnej. Pomagają w znalezieniu specjalisty, który przyjmuje możliwie blisko miejsca zamieszkania pacjenta i ma wolne terminy. Jednak często proces umawiania wizyty jest na tyle trudny, że wymaga udziału konsultanta. Cyfrowe roboty mogłyby wspierać pacjentów szybciej, odciążając pracowników, aby ci mogli zająć się prawdziwie skomplikowanymi przypadkami.

Przykład:

1. Pacjent chce umówić się na wizytę u okulisty.
2. Cyfrowy robot zbiera informacje takie jak lokalizacja pacjenta, preferowane godziny i termin wizyty czy jego ubezpieczenie. Robi to przez formularz lub podczas rozmowy z chatbotem.
3. Może także uzyskać dodatkowe dane, np. historię choroby, cel wizyty czy maksymalną wysokość dopłaty.
4. Na podstawie uzyskanych informacji robot sprawdza oferty i kalendarze lekarzy, którzy mieszczą się w parametrach wyznaczonych przez pacjenta.
5. Przygotowuje listę możliwych terminów wizyt.
6. Na podstawie otrzymanych wcześniej wytycznych, robot przygotowuje także listę rezerwową, uwzględniając np. lekarzy, którzy przyjmują poza obszarem wyznaczonym przez pacjenta, ale są od niego oddaleni o nie więcej niż 10km.
7. W przypadku braku dostępnych terminów lub specjalistów na wyznaczonym obszarze, robot może zaproponować alternatywy, takie jak specjaliści z okolicy przyjmujący w innych terminach, lub specjaliści w odległych lokalizacjach z wolnymi terminami.

Korzyści:

• Poczucie pacjenta, że organizacja szanuje jego czas i bierze pod uwagę jego potrzeby,
• Szybka obsługa, zmniejszająca szansę na rezygnację pacjenta z usługi,
• Bardzo efektywne wykorzystanie zasobów.

2. Rejestracja pacjentów

Rejestracja pacjentów to czysto administracyjny proces, który zabiera bardzo dużo czasu. Wymaga uzyskania danych z różnych źródeł (systemów służby zdrowia, dokumentów, bezpośrednio od pacjenta) oraz precyzyjnego przeniesienia ich do formularza. Na szczęście kopiowanie i uzupełnianie danych to specjalność technologii RPA.

Przykład

1. W szpitalu pojawia się pacjent z długą historią leczenia w innym ośrodku.
2. Papierowe dokumenty, które dostarczył, zostają zeskanowane, a cyfrowy robot odczytuje z nich ważne informacje.
3. Pacjent może (w poczekalni albo nawet przed przyjściem do szpitala) odpowiedzieć na kilka pytań w aplikacji, w której rozmowę prowadzi chatbot.
4. Pacjent uzupełnia ewentualne brakujące informacje z pomocą pracownika recepcji.
5. Robot proponuje termin wizyty i natychmiast aktualizuje kalendarz lekarza.

Korzyści:

• Szybsza rejestracja pacjenta pozwoli na udzielenie mu lepszej opieki,
• Pracownicy szpitala mogą przeznaczyć swój cenny czas na bardziej wartościową pracę i poświęcić każdemu pacjentowi więcej uwagi,
• Bezbłędnie wypełnione profile pacjenta pozwalają na bardziej precyzyjną diagnozę i skuteczne leczenie.

3. Podnoszenie jakości opieki

Zdrowie to jedno z najważniejszych dóbr każdego człowieka, a więc jakość jego ochrony ma ogromne znaczenie. Jednym z najprostszych sposobów na podniesienie jakości opieki zdrowotnej jest zadbanie o to, aby powiązane z nią procesy, szczególnie w obszarze przetwarzania danych, funkcjonowały optymalnie. Technologia RPA może wesprzeć ochronę zdrowia poprzez przyspieszanie zbierania informacji o pacjencie, błyskawiczną analizę tych informacji, a także wsparcie w prognozowaniu i stawianiu diagnozy.

Przykład:

1. Cyfrowe roboty pozwalają na szybsze zdobycie i przeanalizowanie danych pacjenta.
2. Wyszukując kluczowe frazy lub parametry, mogą przygotować listę potencjalnych tematów do omówienia przed każdą wizytą.
3. Dodatkowo na podstawie nowo wprowadzonych do systemu danych, roboty z pomocą technologii sztucznej inteligencji i uczenia maszynowego są w stanie wykrywać w historii medycznej pacjenta prawidłowości, których nie widać gołym okiem.

Korzyści:

• Szybsza i bardziej efektywna obsługa pacjentów,
• Wsparcie dla lekarzy, pielęgniarek i innych osób zajmujących się ochroną zdrowia, pozwalające im na skupienie się na człowieku, nie na danych,
• Większe zadowolenie pacjentów i lepsze efekty terapii.

4. Przetwarzanie płatności

Opłaty w ochronie zdrowia wymagają przetworzenia dużej ilości danych, kiedy konieczna jest weryfikacja ubezpieczenia zdrowotnego. Aby otrzymać środki od ubezpieczyciela, potrzebne może być zebranie danych o historii pacjenta, przepisanych lekach wraz z ich kodami EAN, czy przeprowadzonych zabiegach i użytych materiałach. Dane te pochodzą często z różnych systemów, muszą więc zostać skonsolidowane i przekształcone w czytelny raport. RPA doskonale nadaje się do takiej pracy.

Przykład:

1. Pacjent przechodzi w klinice zabieg, którego koszty powinien pokryć ubezpieczyciel.
2. Klinika wykorzystuje cyfrowe roboty do zebrania danych z własnego systemu.
3. Dodatkowo roboty odczytują informacje z przesłanych przez pacjenta zeskanowanych dokumentów.
4. Pobierają również dane o historii leczenia.
5. Informacje zostają ujednolicone i przekształcone w czytelny raport.
6. Robot przygotowuje odpowiednią wiadomość oraz zestaw dokumentów, które przesyła do ubezpieczyciela.

Korzyści:

• Przyspieszenie procesu regulowania opłat za usługi medyczne,
• Sprawna komunikacja z ubezpieczycielami, wykluczająca błędy,
• Przekierowanie zaangażowania pracowników na ważniejsze zadania, np. kontakt z pacjentem.

5. Zarządzanie danymi pacjenta

Ochrona danych to bardzo istotny element funkcjonowania firm z branży medycznej. Dane dotyczące historii medycznej danej osoby są niezwykle wrażliwe, a ich przetwarzanie i udostępnianie podlega wielu regulacjom. Aby sprostać stawianym wobec nich wymaganiom, organizacje działające w obszarze ochrony zdrowia mogą skorzystać z bezbłędności, jednolitości i bezpieczeństwa, zapewnianych przez RPA.

Przykład:

1. Informacje dotyczące pacjenta wprowadzane są do systemu przez cyfrowe roboty, które “wyczytują” dane z maili i zeskanowanych dokumentów oraz pobierają je z innych systemów.
2. Dane są ujednolicane według standardu przyjętego podczas wdrażania narzędzia RPA.
3. Cyfrowe roboty zapisują każde swoje działanie w logach, co znaczy, że przebieg ich pracy może zostać odtworzony w najdrobniejszych szczegółach.
4. Roboty zawsze otrzymują dostęp tylko do danych i systemów, z których muszą korzystać i tylko w niezbędnym do tego zakresie.
5. Dodatkowo roboty przenoszą dane ze starych systemów do nowych, z lepszymi zabezpieczeniami.

Korzyści:

• Niższy koszt przetwarzania i przechowywania danych,
• Jednolite i dobrze zabezpieczone bazy danych,
• Łatwość migracji danych ze starszych, podatnych na ataki systemów.

6. Kontynuacja opieki po wypisaniu pacjenta

Częstym problemem opieki zdrowotnej jest brak kontroli nad kuracją pacjenta po wypisaniu go z placówki medycznej. Aby osiągnąć możliwie najlepsze efekty leczenia, wielu pacjentów musi regularnie zażywać leki i zgłaszać się na wizyty kontrolne czy dodatkowe zabiegi. Są to rzeczy, o których łatwo zapomnieć: spóźnić się z wizytą, pomylić dawkę leku, nie wykupić przepisanych leków. RPA ma na to łatwą odpowiedź: wsparcie cyfrowych robotów, które automatycznie przypominają placówkom leczniczym oraz pacjentom o ważnych terminach.

Przykład:

1. Pacjent opuszcza placówkę medyczną i otrzymuje szczegółowe instrukcje dotyczące zmian opatrunku, przyjmowania leków oraz wizyt kontrolnych.
2. Wszystkie te informacje wprowadzane są do systemu, gdzie odczytują je cyfrowe roboty.
3. Robot, za zgodą pacjenta, codziennie wysyła mu przypomnienia o konieczności przyjęcia leków i zmiany opatrunku. Może kontaktować się z pacjentem mailowo lub przez wiadomości SMS.
4. Robot z wyprzedzeniem wysyła także powiadomienia do pacjenta i do placówki medycznej o kończących się receptach i nadchodzących terminach wizyt kontrolnych.
5. Jeśli pacjent poczuje się gorzej, może za pośrednictwem robota umówić dodatkową wizytę.

Korzyści:

• Wyższa jakość opieki, przekładająca się na szybszy powrót do zdrowia pacjentów,
• Lepsza relacja między pacjentem a placówką medyczną,
• Oszczędność czasu personelu medycznego.

Podsumowanie

Choć mogłoby się wydawać, że ochrona zdrowia to obszar, w którym technologia cyfrowa ma ograniczone zastosowanie, Robotic Process Automation stanowi doskonałe uzupełnienie opieki nad pacjentem. Cyfrowe roboty mogą wspierać placówki medyczne w realnym podnoszeniu jakości opieki, a także przejmować zadania administracyjne, aby personel medyczny mógł skupić się na kontakcie z pacjentem.